未分類

【徹底解説】新宿NPO協働推進センター会議室を初めて使う方へ

新宿でNPOが使える会議室を探している方向け

新宿近辺でNPO法人が安く使える会議室を探している。民間の会議室は1時間数千円と少し高め。いつも会議室探しができなくて困っている。参加者が広域から集まるので山手線内で50人以上、100人以上でも使える施設を探している。

こんなお困りごとに答えていきます。

本記事の内容

●新宿NPO協働推進センターとは
●新宿NPO協働推進センターの概要
●新宿NPO協働推進センター会議室の利用条件
●新宿NPO協働推進センター会議室の予約方法
●新宿NPO協働推進センター会議室当日の利用から終了まで
●新宿NPO協働推進センター会議室のメリット/デメリット
●新宿区内に活動拠点がある団体は料金半額でネット予約が可能に
●新宿NPO協働推進センター良くある質問
●まとめ

この記事を読むことで、いつも新宿近辺で会議室の確保に困っているNPO法人等が安定的に会議室を利用できるようになります。また、会議室の利用に必要な書類費用等も含めて具体的にご説明します。

私は、以前新宿NPO協働推進センターで4年ほど勤務し最後は副施設長になりました。そのため新宿NPO協働推進センターが、どんな施設で何ができるのか、どうすれば会議室を利用できるのか理解しています。

 

新宿NPO協働推進センターとは

(画像引用:新宿NPO協働推進センターHP

新宿区がNPO法人等の社会貢献活動応援するために設置した施設です。

2013年の4月に、資金が少なく安定的に活動場所を確保できないNPO法人やまだ法人格を持っていない任意団体の活動をサポートする目的で作られました。そのため、会議室の貸出以外にも講座やイベントなど幅広く事業を実施しています。詳しくは、ホームページからの引用をご確認ください。

●「新宿区立新宿NPO協働推進センター」は、地域を支える社会貢献活動団体のネットワークづくり活動拠点として、平成25年4月にオープンしました。
●地域の課題や社会的な課題を解決するために活動するNPO等の社会貢献活動を行う団体に会議室等を貸し出すほか、公益的活動を進める各団体や区民の皆さんが交流し、情報交換する場所としてもご利用いただけます。

引用元:新宿NPO協働推進センターHP

新宿NPO協働推進センターの概要

開館時間 午前9時〜
閉館時間 午後10時まで(利用時間は午後9時45分まで)
※会議室の予約や料金の支払い等の受付窓口は午後8時までです。
休館日 毎月第2火曜日、年末年始(29日〜3日)
アクセス 山手線高田馬場駅 徒歩15分
総武線東中野駅    徒歩15分
総武線大久保駅  徒歩13分
東西線下落合駅    徒歩10分
※他にも来る道はありますが、私が使ったことのある移動手段に限定して記載しています。
問い合わせ 電話 :03-5886-1315
メール:hiroba@s-nponet.net

NPO法人等で活動する人は本業を持ちながら関わっている人も多いのが現状です。
そのため、仕事が終わってからや土日を利用して会議やイベントを行う団体も多くありますので、平日の遅い時間や土日、祝日も開館しているのは嬉しいですね。

NPO法人について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

【全解説】NPO法人初心者の疑問に全て答えていきます こんな素朴な疑問に答えていきます。 本記事の内容 ●NPO法人とはなにか? ●NPO法人の相談はどうすれば...

新宿NPO協働推進センター会議室の利用条件

新宿NPO協働推進センター会議室の利用条件は社会貢献活動非営利で行なっていることだけです。

それぞれの言葉がどんな定義で使われているのか簡単に説明していきます。

1.社会貢献活動

不特定多数のあらゆる人の利益に繋がる活動のこと。

社会貢献活動に明確な定義はないので、私なりの解釈で説明します。

不特定多数とは、東京都新宿区の新宿地域の山田さんだけを対象に活動するものは、不特定多数ではなく特定の誰かとなります。

利益とは、金銭的な利益だけでなくその人にとってなんらかの良い影響を及ぼすことをいいます。

2.非営利活動

利益を分配しない活動

利益を分配しない活動とはどんな活動なのかNPO法人を運営している人はわかると思いますが、任意団体で使いたい人もいると思うので、簡単にご紹介します。

収入から経費を引いて残ったお金を分けずに翌年度の活動や事業に再投資することです。

非営利活動とは何か詳しくは、こちら

【全解説】NPO法人初心者の疑問に全て答えていきます こんな素朴な疑問に答えていきます。 本記事の内容 ●NPO法人とはなにか? ●NPO法人の相談はどうすれば...

この2つの条件を満たしていれば新宿NPO協働推進センターの会議室を利用することができます。

新宿NPO協働推進センター会議室の予約方法

①まずは、ネットで空き状況を確認

新宿NPO協働推進センターのHP内にある「レガス予約システム」から新宿NPO協働推進センターの空き状況を確認することができます。

実際の画面はこんな感じになります。
ここからそのまま予約はできないので、あくまでも空き状況の確認のために活用してください。

さて、空き状況は確認したので、次は実際に会議室の予約方法をご紹介します

空き状況の確認はこちら

②会議室利用の申請書準備

会議室の利用に必要な書類は以下の3点です。

必要書類

①利用申請書

②企画書(A4一枚程度)

③チラシ/パンフレット

申請書は、新宿NPO協働推進センターのHPからダウンロードできます。残りは企画書とチラシ/パンフレットですが、チラシやパンフレットは不特定多数に周知する予定であることやこれまでの活動実績を表す書類です。

最後に企画書です。
新宿NPO協働推進センターのHPには、以下の内容が必須とありますので、パワーポイントの資料でなくワード資料で十分です。

①日時

②企画名称

③当日のタイムスケジュール

④参加費の有無

⑤当日の飲食の有無

⑥余剰金が出た場合の対応について

※当日の飲食については、飲食可能な施設ですがゴミの持ち帰りまたはゴミ袋の購入が可能ですので、ご利用ください。

※余剰金が出た場合の対応については、NPO法人や一般社団法人のような法人の場合には、余剰金を分配できないことになっていますが、法人格を持たない任意団体の場合には、必ず記載してください。

次に書類の準備ができたら、書類の提出です。

利用申請書の提出

申請書の提出は、窓口のみです。

営業時間の午前9時〜午後8時までに窓口で提出する必要があります。

郵送やメールでの利用申請は受け付けていないので、注意が必要です。

 

利用申請から承認まで

利用申請から承認までは、最長1週間です。

NPO法人や一般社団法人、一般財団法人のように非営利法人の場合には、社会貢献活動を非営利で行うことが定められているため1週間もかかりませんが、法人格を持たない任意団体や株式会社のCSR部門が申請する場合には、非営利性の確認に時間がかかります。

非営利とはなにか詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

【全解説】NPO法人初心者の疑問に全て答えていきます こんな素朴な疑問に答えていきます。 本記事の内容 ●NPO法人とはなにか? ●NPO法人の相談はどうすれば...

利用料金の支払いについて

利用が承認された場合には、5日以内の支払いが必要です。

支払方法は以下の2つ

窓口支払 午前9時〜午後8時まで
※窓口での支払いは現金のみです。
※領収書が発行されます。
銀行振込 締め切り日が金曜日の場合には、15時まで
※領収書を発行してもらえませんので、助成金等で領収書が必要な場合には、窓口での支払が必要です。

 

5日以内とは

土日、祝日、第2火曜の休館日を除いて承認日の翌日からカウントします。

窓口の支払いの場合には、領収書と一緒に承認書が発行されます。承認書は利用当日に原本が必要になりますので無くさないよう当日まで大切に保管しておきましょう。

新宿NPO協働推進センター会議室の利用から終了まで

1.新宿NPO協働推進センター会議室の利用開始

新宿NPO協働推進センター会議室利用には、利用申請書のコピー又は承認書の提示が必要となります。それぞれの支払い方法によって提示する書類が変わりますので、ご確認ください。

窓口支払の場合 支払い時に領収書と承認書を受け取りますので、承認書(A4サイズ)の原本を提示してください。
振込の場合 振込の場合には、領収書も承認書も発行されませんので申請時の利用申請書のコピーを提示してください。

※少し紛らわしいので慣れるまでは、同じ支払い方法を選びましょう。

2.新宿NPO協働推進センター会議室の利用終了

新宿NPO協働推進センター会議室の利用は、終了10分前に受付から内線で「利用終了10分前です。片付けをお願いします。」と連絡が入ります。

その後、片付けをして原状回復終了後の5分前までに受付に今度はこちらから連絡し職員さんの利用終了確認を受けます。

原状回復ポイント

①机や椅子の位置を直す
②ホワイトボードを綺麗にする
③ゴミが残っていないか確認する。
④忘れ物はないか確認する。
⑤電気や空調を消したか確認する。

新宿NPO協働推進センター会議室を利用するメリット/デメリット

新宿NPO協働推進センター会議室を使う7つのメリット

利用料金が安い 定員12名の部屋は、3時間で500円
50名以上でも2,400円〜と破格です。
貸出備品が無料 電源WiFiホワイトボード等はもちろん、プロジェクターHDMIケーブルマイク等も無料で使えます。
(※事前要予約)
施設が綺麗 行政の施設でもホワイトボードが汚れている施設もありますが、この施設は綺麗に保たれています。
区内在住、在勤者がいなくても使える 自治体の施設は、その地域に住んでいる人がいないと使えないのが一般的ですが、ここは違います。
住んでいなくても活動拠点がなくても利用可能です。
(※区内に活動拠点がある場合には特典があります。)
安定的に確保できる 数ヶ月前から施設の予約が可能です。
利用予約の枠に制限がないので、終日利用や連日の利用も可能です。
大型イベントに対応している 50名以上でも机や椅子が使えます。
※100名以上の場合には多目的室が利用できます。
作業室が便利 コピー機は1枚5円(白黒)
ポスタープリンター1枚500円(A1サイズ)でA4を拡大コピーします。
その他紙織り機や裁断機が無料で利用可能です。

※行政の施設の場合には、行政区内に住んでいる人がいるかどうかで利用ができるかできないか判断されますが、新宿NPO協働推進センターの場合には、居住に関係なく利用することが可能です。

新宿NPO協働推進センター会議室を使う4つのデメリット

会議室の予約が大変 会議室の予約は、基本的に窓口で行う必要があります。電話や郵送等で簡易的に予約ができません。
※申請を簡易化する方法は後ほどご紹介します。
原状回復が大変 施設利用後の原状回復は大変です。
しかし、施設が綺麗なのも利用者がそれぞれ綺麗に原状回復しているからだと思うとしょうがないのかなと。
アクセスが悪い どの駅から向かっても10分以上かかります。
※関東バスや都営バスであれば徒歩5分ほどに抑えることもできます。
キャンセルが大変 施設のキャンセル手続きは受付窓口でしかできません。
そのため、一度予約した場合には、なるべく使うことをオススメします。

※キャンセルの方法については、新宿NPO協働推進センターのHPをご覧ください。

キャンセル手続き

【簡易化】新宿NPO協働推進センターに団体登録する方法

新宿NPO協働推進センター団体登録に必要な5つの要件

登録団体の要件

①団体の活動拠点が新宿区内にあること
②社会貢献活動を行う団体であること
③団体の構成員が5人以上であること
④当該団体の規約に応じて運営されていること
⑤特定非営利活動促進法第2条第2項第2号に該当すること
(宗教、政治、公職の支持、反することを主たる目的としないことが書かれています。)

※活動拠点とは、郵送物が団体宛で届くかどうかになっていますので、必ずしも法人の場合登記してある事務所の必要はありません。

新宿NPO協働推進センター登録団体の3つのメリット

ネット予約可能 登録団体の場合には、空き状況の確認からそのまま予約することができます。
利用料金半額 500円から利用できる会議室がありますが、半額の250円から利用可能です。
先行予約可能 数ヶ月先の予約可能です。

 

新宿NPO協働推進センターに良くある質問

Q.新宿区内の団体しか使えませんか?

新宿区外の団体も利用可能です。

新宿区内の団体は、先ほど紹介したように登録することで様々なメリットを受けることができます。

Q.新宿区在住者がいれば登録できますか?

メンバーの住所で登録は不可能です。

他の地域センター等の場合には、所属しているメンバーが区民かどうかによって利用内容が変わりますが、新宿NPO協働推進センターは団体の活動拠点が新宿区内かどうかです。

Q.ダンスの練習や音楽の練習で使えますか?

利用の目的が何なのかによって変わります。

社会貢献を目的にしている場合には、利用可能な場合もありますが、利用は難しいです。

また、施設の利用条件と同様に施設の立地や構造上、音の問題もあるので、簡単には利用できません。

 

Q.大学のゼミやサークルで利用できますか?

大学生のゼミやサークルでの利用はできません。

大学のゼミやサークルであっても、社会貢献活動の場合には、利用できることもありますが、会議等は難しいと思います。

まとめ

ここまで新宿NPO協働推進センターの説明をしてきましたが、NPO法人等の社会貢献活動を目的に活動している団体はぜひ、活用してみてください。

社会貢献活動や非営利活動について知りたい人はこちら

【全解説】NPO法人初心者の疑問に全て答えていきます こんな素朴な疑問に答えていきます。 本記事の内容 ●NPO法人とはなにか? ●NPO法人の相談はどうすれば...

非営利法人の設立を検討している人はこちら

【最新版】NPO法人と一般社団法人の違いを経験者が徹底解説これからNPO法人や一般社団法人の設立を考えている人向けの記事です。 こんな困りごとに答えていきます。 私自身大学卒業後...