こんにちは。
2016年に一般社団法人を設立した
谷田川雅基（@11as093）です。
法人を設立するに至った
経緯については、こちらで詳しくご紹介します。
活動内容についてもこちらからご紹介します。
わたしは、
大学生の時には、
経済学部で経営を学んでいました。
しかし、書類の重要性については、
全然知りませんでした。
また、わたしは就職したことがないので、
各種書類の重要性を上司に
教えてもらったこともありませんが、
実際の法人運営であった問題から
学んできましたので、共有したいと思います。
まだ、書類の重要性を理解していない方にお伝えします！！
口頭や電話は法的に無力。絶対やめよう。
口頭や電話の連絡はやめましょう！！
会った時や、電話で
やり取りの内容を
確認することは本当にやめましょう。
何も証拠として残りません。
電話の履歴しか残りません。
「言った。」「言わない。」の議論になってしまい、
法的根拠がありませんのでやめましょう！！
また、堀江さんが提言した、
「電話は相手の時間を奪う。」と言っていたように、
〈デメリット〉
①証拠が残らない。
②相手の時間も奪う。
③通話料もかかります。
マイナスなことしかありませんので、
電話は絶対にやめましょう！！
証拠が残るメール等でやり取りをしましょう。
口頭や電話でのやり取りはやめましょう。
といいましたが、
せめてやり取りをするならメールで行いましょう。
〈メリット〉
文章として証拠を残し、
相手の時間も奪わずに、いつでも確認してもらえて、
メールやライン、メッセージ等何でも大丈夫ですが、
とりあえず、文章で残しましょう。
契約書類までの効力は持ちませんが、
事実として、
契約があったということの証明になります。
そのため、やり取りは文章等で行いましょう。
法的な効力をもった書類でやり取りをしましょう。
重要なことは、必ず書類で契約を結びましょう。
電話＜メール＜契約書類
書類には、印鑑の証明があり、
文章としての証拠も残ります。
そのため、必要なことは書面で
契約を行いましょう。
書類で契約を結んで、
いない人は、これから契約は書面で行いましょう。
何か、問題が起きた時に一番強いのは書面です。
まとめ
普段の法人運営で発注書や請求書、
領収書などの書類の重要性を
理解することはできませんでした。
しかし、お金が支払われなかった時に、
契約はどうなっていた？
「契約書は？」
「発注書は？」
「請求書は？」
と言った書類があるかどうか、
内容はどんなものかによって
法的な証拠になるかどうかが決まります。
電話や口頭で契約を結びました。
と言っても法的な効力がありません。
そのため、
普段の業務で書類を作成したり、
管理したりすることは、手間が多く面倒だと思いますが、
何か起きた時のリスク管理のために
丁寧に行いましょう！！
今は、紙で保管しなくても、
会計ソフトや、労務管理ソフトなども
たくさんありますので、ソフトを利用して、
簡単に重要な書類関係を整理していきましょう。
わたしたちは、
2016年の法人設立時に、
会計ソフトfreeeを導入したことで、
エクセルの管理が減り、書類等もクラウドに保管しています。
ぜひ使ってみてください。
