ことばの活動

【業務効率化】NPOは兼任(役員・スタッフ・ボランティア)の場合も多いので業務効率化が急務

こんにちは。

一般社団法人ことば代表理事兼スタッフの谷田川(@yatagawa0422)です。

(現在ブログ毎日更新39日継続中)

【書評】自分を仕事にする生き方を読んで改めて自分と対話してみたこんにちは。 ブログ毎日更新継続38日目の谷田川(@yatagawa0422)です。 https://yatalog.lif...

代表理事と総務、経理等を兼任していますので、事務仕事を効率化して事業にコミットするために一般社団法人ことばで使っている業務効率ツールとわたし個人が活用しているツールをご紹介します。

NPO法人で業務を兼任している人に向けて書いていきます。

一般社団法人ことばの事業については、こちらをご覧ください。

一般社団法人ことばとは、どんな団体でどんな事業をしているのか、全紹介します。こんにちは。 一般社団法人ことば代表理事の谷田川(@yatagawa0422)です。 今回は、一般社団法人ことばをどんな背景で設立し...

新聞記者はAIに取って代わる


こちらの動画で堀江さんが話していますが、新聞記者はAIに取って代わる。ということは、人がやらなくてもいいことや、人がやるよりも効率化できることは機械に任せればいいということを改めて感じました。

NPO法人等は資金や人材に限りがありますので、機械を活用して人が取り組むことができればいいと思いました。


AIとは少し違いますが、業務の効率化を先日買い物に行った時のユニクロで目の当たりにしました。これから必要なところに人が充てられるんだと思います。

ルーティン作業はRPAにお任せ(Windows限定)

RPAとは「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語で、ホワイトカラーのデスクワーク(主に定型作業)を、パソコンの中にあるソフトウェア型のロボットが代行・自動化する概念です。

出典:RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは?基本から導入の進め方までまとめて解説

ツイートした時には年間の収益を1億円以下の企業に関しては、無料でUipathを利用できる状況でした。今はどうなっているのか問い合わせが必要です。

これまでは、企業が使用していたツールをNPOや一般社団法人の非営利型に向けに無償または、格安で使える。ということが一般的でしたが、今回に関しては、むしろNPOが積極的に活用できるのではないかと思います。

一般社団法人ことばで使っているツール

組織内の連絡はチャットワークでデータも一緒に

現在は、NPO法人向けに提供していたビジネスプランの無償提供が終了してしまったようですが組織ないの連絡には、チャットワークが便利です。

【メリット】

①複数人に連絡可能

②タスク管理ができる。

③ファイルを共有できる。

 

【デメリット】

①無料版は14チームまでしか入れない。

②当日のタスクが期限超え表示になってしまう。

③データの量に限度がある。

会計は自動会計ソフトfreeeに任せよう

 

【NPO会計初心者】 セミナーに行かずにfreeeを導入して 課題解決のスピードをあげようこんにちは。 ブログ毎日更新継続33日目の谷田川(@yatagawa0422)です。 【ブログ毎日更新32日目】 Goog...

自動経理に必要なキャッシュレスの実現

自動経理ソフトを効率的に活用するためには、キャッシュレスにすることが必要です。支払いは振込又はデビットカードやクレジットカードを使うことが必要です。

法人設立間もない団体にとってクレジットカードを作るのは難しいです。そのため簡単に銀行口座とデビットカードが作れるジャパネット銀行がおすすめです。

 

クレジットカードを作るならオリコゴールドクレジットカードもおすすめです。他のクレジットカードと比較すると簡単に作成できます。私たちも最初はオリコクレジットカードとジャパンネット銀行のデビットカードを使っていました。

これで、自動経理ができます。

 

寄付管理はSyncableを使って無料で簡単に管理

一般社団法人ことばのSyncableトップページがこちらです。

また団体のビジョンやミッション、活動内容などのページも作成できます。

こちらも作成は無料で、決済の際に手数料が取られる形です。そのため、まだ使っていない方はぜひ活用してみてください。

Syncablehのお申し込みはこちらから

 

寄付者やボランティアへの情報共有はFBグループ

寄付者や登録のボランティアに対しての情報提供は、Facebookグループページを活用しましょう。

近況報告はもちろんファイルの共有や、既読の管理もできるのでアプローチが簡単です。

 

デメリットは、相手がFacebookをやっていない場合には、登録をしてもらう必要があります。

一般社団法人ことばの登録ボランティア(僕らの夏休みProject実行委員)は、入会の際にFacebookアカウントの作成が義務になっています。

 

組織ないのデータ管理・共有はGoogleツールを無料活用

Googleドライブを活用すれば、いつでもどこからでもファイルにアクセスすることができます。

Googleドライブでは、マイクロソフトが提供しているWordやExsel、Powerpointと同じようなソフトが無料で使えます。

また、Googleが提供しているソフトはデータ容量に関係なく保存できます。また、アンケートを作ったり集計を簡単にできたりするGoogleフォーム等も使えるので、組織で上手く活用しましょう。

Googleカレンダーは、組織ないで日程共有をしておけば会議等の日程を調整せずに一目でわかります。

情報公開度合いが一目でわかるCANPAN


CANPANは日本財団が提供しているサイトで、それぞれの団体情報から財務資料に到るまで様々な情報が公開されています。

一般社団法人ことばでもNPO法人同様に各種データの公開を行っています。

HPを持っていない団体もこちらに情報を記入することで、HPの代わりとして使うことも可能です。

また、助成金等でCANPANの情報公開度合い(★の数)が基準になることもあります。

わたしが使っている便利ツール

外部との打ち合わせ日程は「調整さん」で簡単に調整

外部の人と打ち合わせは、「調整さん」を使って簡単に日程調整を行いましょう。人数が多い場合や複数の日程候補が必要な場合にも便利です。

写真で簡単名刺管理eight

名刺管理ソフトeightを使って簡単に名刺を管理しましょう。写真をとるだけで名刺をデータ化することができます。1度に4枚まで撮影することができます。また、コワーキングスペース等に行けば、eightのスキャナーがありますので、そこでなら1度に20枚までデータ化することが可能です。

検索ができるほか、メールアドレスをクリックすれば、メールアドレスを宛先に挿入した状態でメールアプリを起動してくれます。

探す手間も省けますので、活用してみてください。

まとめ

NPO法人では、少ない資金・人材で事業をすることが多く役員兼スタッフ兼ボランティアという状況は珍しくありません。(12役は普通)

そのため、いかに事務仕事を効率化して課題解決のための事業を継続していくかという視点が必要ですので、是非各種ツールを使ってみてください。